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Le travail collaboratif, l’avenir de votre société !

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Des solutions informatiques pour travailler en équipe et vous aider au quotidien en étant plus réactif et gagner en productivité, vous y croyez ? 
Le travail collaboratif se compose d’outils informatiques, mais c’est surtout un mode travail.
 Le travail collaboratif c’est une tendance, votre quotidien ou votre avenir …

Le travail collaboratif c’est quoi ?

Le travail collaboratif est le fait de partager et communiquer avec des équipes pour arriver à un même objectif. Le mot clé du travail collaboratif est le partage.

Le travail collaboratif est naturel pour toutes les sociétés même les plus petites, l’outil informatique le plus commun est la messagerie électronique qui permet de communiquer avec vos collaborateurs, partenaires, fournisseurs ou encore vos prospects et clients.

 Les 4 composants du travail collaboratif  :

①  Le partage de communication (messagerie e-mail, messagerie instantanée (chat), Visioconférence…)

②  La gestion de projet et coordination de tâches (gestion de tâches, de formulaires, diagramme de suivi de projet, workflow)

③  Le partage de ressources humaines, matérielles ou logiciels (agenda partagé pour une personne, une équipe ou une salle de réunion par exemple, partage de  fichiers, GED : gestion électronique de documents, logiciel en réseau,…)

④  Le partage de connaissances (échange d’informations, RSE : réseau social d’entreprise, WIKI d’entreprise, blog,…)

Quels outils informatiques ?

Il n’existe pas de logiciel miracle qui prenne en charge tous les composants précédemment définis.

L’éditeur le plus connu, Microsoft, propose plusieurs solutions de travail collaboratif :

  •   Microsoft Exchange associé à Outlook permet de mettre en place le partage de messageries, partage de calendriers (collaborateur, équipe, service, équipement, salle de réunion, …), partage de tâches, partage de contacts.
  • Microsoft SharePoint en lien avec la suite office est une solution de gestion électronique de documents (GED).
  • Microsoft Lync permet de multiples modes de communications (chat, Visio, appel) à partir d’une seule interface. Les collaborateurs peuvent communiquer à partir de n’importe quel équipement (pc, pc portable, tablette, Smartphone).
  • Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet qui permet à un chef de projet de piloter à bien un projet et de communiquer avec ses équipes.

Beaucoup d’autres éditeurs payants ou gratuits proposent des solutions de travail collaboratif (lotus note, GroupWise, …).

La tendance des éditeurs est de fournir ces services sur internet (le Cloud), Microsoft avec Office 365, et surtout Google avec l’ensemble de ses solutions (Google agenda, Gmail, Google Docs, …).

Le travail collaboratif chez Microsoft

Une visite chez Microsoft me permet de vous expliquer leur méthode de travail en collaboration. Ils parlent de workflow offrant une meilleur flexibilité de travail, en effet 90% des 80 000 salariés de Microsoft travail au quotidien sans contrainte horaire ou de lieu de travail.

Ainsi une personne chez Microsoft France peut ne pas venir dans les locaux de Microsoft, elle peut travailler de chez elle et se lever à 11 heures tous les jours …

Les salariés de Microsoft travaillent en réalité sur objectif, c’est leur seule contrainte. Le manager d’un collaborateur pointe tous les mois l’état des objectifs. Ce manager lui-même travail avec des objectifs fixés par son manager. Microsoft estime que chaque groupe de travail doit compter au maximum de 5 ou 6 personnes pour bien fonctionner.

Microsoft a bien attendu les outils adaptés pour ce système de travail, des logiciels de Visio, des messageries instantanées pour tous.

L’avis de l’expert :

Le travail collaboratif permet d’avoir une bonne communication. S’il est bien utilisé il permet de mieux travailler en groupe.

Les solutions de travail collaboratif sont souvent des solutions coûteuses à mettre en place, pas directement financièrement, mais en temps de mise en place.

Il s’agit fréquemment d’évolutions et de changement d’organisation de travail. Et donc une évolution de comportement, sans oublier le temps de formation à l’utilisation de ces outils.

Il ne faut pas conclure que s’équiper de ces solutions vous certifie une efficacité et une rapidité dans votre travail.

Mon conseil est de piocher une ou plusieurs solutions, qui vous aideront dans votre quotidien. Pour réussir en équipe des solutions peuvent vous aider, faites vous accompagner d’un expert mais la priorité reste la motivation et l’adéquation des acteurs.

Utilisez-vous des solutions de travail collaboratif ? Vous souhaitez réagir ? Laissez-nous vos remarques et commentaires… Merci d’avance de votre contribution. ;)

 

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3 Responses to “Le travail collaboratif, l’avenir de votre société !”

  1. avatar
    Christophe #

    Très bon article. Par exemple, la profession comptable rentre complètement dans ce cadre, avec la mise en place pour leurs clients de services WEB collaboratifs, comme par exemple la saisie comptable, le dépôt ou la consultation de documents, et la gestion de la paie (dossiers salariés, éléments de la paie).

    25 janvier 2013 at 8 h 31 min Répondre

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